10 idéer til mere effektiv IT-drift
Virksomheder spilder millioner af kroner hvert år på dårlig IT-drift som formålsløse processer, nedetid og ineffektivt papirarbejde. Er det et problem, du kan genkende? Og ved du, hvor du kan sætte ind for at afhjælpe problemerne?
Her får du 10 idéer til, hvordan du kan gøre din IT-drift mere effektiv og undgår, at projekterne skrider.
1. Forstå dit team
Hvordan sammensætter jeg den helt rigtige gruppe til en given opgave? Hvad er styrker og svagheder hos folkene i mit team?
Indsigten i hvilke færdigheder de enkelte personer i dit team besidder, samt hvordan de fungerer i sammensatte grupper, kan være en stor hjælp til at optimere effektiviteten. Tager du højde for opgavetype og gruppesammensætning baseret på både evner og mentalitet, vil du have langt større chancer for korrekt udført arbejde til den rette tid.
Forbedringer af IT-afdelingen kommer oftest fra træning og opkvalificering af medarbejderne. Brug din viden omkring de enkeltes styrker og svagheder til at finde de helt rigtige træningsmuligheder, så der løftes i flok.
Ikke alene kan du få lukket de konkrete huller, du måtte have, i fx kodning eller udvikling. Du kan også kigge efter teambuilding-muligheder eller forbedringer i kundeservice.
2. Gør arbejdet mere tilgængeligt
Effektive medarbejdere kræver effektive værktøjer. I dag betyder det ofte indarbejdelsen af værktøjer til fjernarbejde som RMM (Remote Monitoring & Management) og fildeling.
En væsentlig fordel ved RMM-værktøjer er, at du kan reagere hurtigt på problemer på stor skala. Hvis du identificerer vanskeligheder - eller infektioner - på en enkelt maskine, kan du ved hjælp af RMM-software se på tværs af alle dine enheder for lignende vanskeligheder.
Fildeling og fjernadgang via en sikker forbindelse gør dit team væsentligt mere effektivt, idet opdateringer og fejludbedringer kan foretages på ethvert givent tidspunkt. Det øger samtidig den cybersikkerhed, du kan levere.
3. Optimér workflows og kommunikation
Når du skal overveje, hvordan du gør din IT-afdeling mere effektiv, kan du som oftest tage udgangspunkt i de steder, hvor frustrationerne er størst. Her er kommunikation en klassiker - eller mangel på samme.
Hvad angår dine kommunikationssystemer bør du overveje en netværksmæssig mulighed for at dele kalendere, oprette tilbagevendende videokonferencer og integrere systemer, så der er en samlet placering for meddelelser. Ved at reducere antallet af steder, hvor dit team skal søge for at forstå deres opgaver og kommende deadlines, vil du gøre det muligt for dem at komme i gang med arbejdet hurtigere.
Når du har opnået succes med at forbedre de interne arbejdsgange, skal du søge muligheder for at bringe disse forbedringer videre til interaktionerne med kunderne.
Du kan også se efter muligheder for at mindske antallet af medarbejdere, der interagerer direkte med kunderne. Synkronisering af fejlmeldinger med et service management system (ITSM) vil for eksempel give en enkelt kundeservicemedarbejder mulighed for at håndtere de fleste problemer og interaktioner, selvom dit IT-hold er den egentlige gruppe, der løser kundens problem.
4. Outsourcing
Somme tider er aflastning af en byrde i virkeligheden den bedste måde til at hjælpe din IT-afdeling.
Det kommer ofte bag på mange ledere, hvor mange ressourcer, der reelt bruges på IT-udfordringer i en organisation. Hvad der ofte overses, er den tid det koster for en medarbejder, der måske slet ikke burde bruge tid på IT.
Når du skal vurdere værdien ved at outsource, er det derfor essentielt at vide, hvad din egen IT-afdeling bruger tiden og pengene på i dag. Bruger de tiden på de rigtige ting? Og hvad koster de enkelte elementer i IT egentlig?
Ofte vil der tegne sig et billede af, at langt de fleste omkostninger går til drift og vedligeholdelse. Det vil også stå klart, at der bruges ganske få ressourcer på at sikre det, der er det vigtigste. Nemlig at din IT understøtter forretningen.
Effektiv IT skal jo netop være værdiskabende, understøtte din forretning og virke, når du har brug for det.
For at hjælpe din afdeling, bør du derfor se på, hvilken taktik du vil benytte, for at skabe mest værdi.
- Hvad skal outsources?
- Hvad skal hostes i cloud?
- Hvad skal insources?
Svaret afhænger af en lang række parametre, som vil være specifikke for din organisation. Ofte er et mix dog den mest optimale løsning.
5. Gennemgå software
Boost din overordnede effektivitet ved at foretage periodiske gennemgange af den software dine teams bruger, og som du betaler for. Hold her især øje på de medfølgende licenskrav.
Hvis du eksempelvis betaler på månedsbasis, og omkostningerne stiger med hver ny bruger, kan det hurtigt eskalere, og så er det på tide at analysere på effektiviteten.
En klassiker er, når du udskifter software, men stadig holder fast i det gamle, da enkelte medarbejdere stadig benytter det. Her kan du nemt overse, at det koster mange penge i licenser at holde liv i flere platforme.
Se på al den software, du bruger, og evaluér, om udskiftning eller afskaffelse vil gøre din IT-afdeling mere effektiv og omkostningsbesparende.
Eksempler på software, som du typisk kunne overveje at udskifte eller helt skille dig af med:
- Bruges kun af enkelte teammedlemmer
- Kan ikke opgraderes
- Er ikke kompatibelt med nyere software
- Bliver ikke længere supporteret
- Findes også på andre af dine platforme
- Dækker kun dele af dine behov, og kræver mange udvidelser for at dække det hele
- Har ringe kundesupport
- Har besværlige betalinger eller kontraktforhandlinger.
6. Gennemgå installationer
Når der kigges på effektivitet i IT-afdelingen, er også de fysiske rammer vigtige at tage med i ligningen. Hvor bor dit udstyr, og er det optimalt? De rette IT-installationer kan forlænge levetiden af dit udstyr, reducere omkostninger samt sørge for, at den daglige drift sikres.
Tal med dine leverandører om de bedst mulige installationsmiljøer og deres grundlæggende krav. Listen skal omfatte alt fra serverrum uden vinduer, den krævede luft mellem racks og retningslinjer for udbygning, så du har plads til fremtidige ekspansioner.
Vær gerne sikker på, at du tager alle aspekter med i dine overvejelser. Det indebærer kølesystemer, elektriske systemer, backup-batterier, generatorer, ventilationsanlæg, udluftning og isolering. Det skal alt sammen være på plads, så du er beskyttet i det daglige samt ved nødsituationer.
Det kan koste i det daglige at holde tingene i orden. Omvendt er det dyrt i både tid og penge, hvis der pludselig skal iværksættes uforudsete ændringer på ens anlæg.
7. Kabler
Oprydning i serverrum, og hvor I ellers har kabler og udstyr opmagasineret, er ikke ligefrem den mest ophidsende arbejdsopgave, men det behøver ikke at være verdens undergang heller.
Sæt tid af til at få styr på kabler i serverrummet, så det ikke bliver flaskehalsen den dag, der er pres på for at rette en fejl eller foretage en ændring. Prøv at foretage ændringerne i serverrummet på tidspunkter, hvor det forstyrrer mindst muligt.
Forbered dig på situationer, hvor du får brug for nye netværkskabler i en fart. Hav dem liggende, så du nemt kan frembringe dem i 1, 2, 3 og 5 meters længde til nye installationer eller udskiftninger. Udover at det er tidsbesparende den dag, du har brug for dem, er det også en fornuftig brug af ressourcer, når du alligevel har noget nedetid en dag.
8. Papirarbejde
Hvordan kan papirarbejde forbedre IT-effektiviteten? Virker det ikke lidt omvendt?
Nu er begrebet papirarbejde jo nok også lidt misvisende, men tankegangen omkring udfyldelse af formularer og dokumentation er så sandelig stadig væsentlig, selvom “papirarbejdet” i dag foregår digitalt. At det så kan drukne lidt blandt andre digitale opgaver, er en risiko, som du bør adressere i din IT-afdeling.
Papirarbejde kan nemlig i sandhed være essentielt for en IT-afdeling, når det handler om at dokumentere en arbejdsgang. Hvis der skal foretages et audit, skal alt være dokumenteret, så sporene kan følges, og man kan lære af det.
Skab en proces, så der ikke hersker tvivl om, hvad der skal udfyldes og hvor. Inkludér også hvilke dokumenter, der skal leveres, og hvem, der skal inkluderes som modtagere. Det vil ikke alene sikre, at du lever op til audit-krav, men også gavne andre afdelinger som bl.a. marketing og salg.
9. Fremtidssikring
Du bør altid have et øje på fremtiden - især hvad angår IT. Det er risikofyldt ikke at gøre det - ikke alene ud fra et konkurrencehensyn, men selvfølgelig også på grund af sikkerheden og de nye trusler, der hele tiden dukker op.
Fremtidssikring handler om at være visionær og konsekvent. Du er nødt til at holde dig orienteret om, hvad der er nyt, og hvad dine konkurrenter gør, så du ikke risikerer, at I bliver forældede. En start kan være at vælge open-source-platforme eller platforme, der gør det nemt at tilpasse jeres specielle behov.
Uanset hvad I vælger, er det væsentligt for effektiviteten, at der er muligheder for at opgradere til, hvad der kommer som det næste.
Gør det til en rutine at fremtidssikre infrastrukturen. Systemerne skal hele tiden kunne samarbejde med data fra andre platforme i takt med alle de eksterne påvirkninger, jeres virksomhed får, såsom IoT-produkter og SaaS-implementeringer.
10. Incitamenter
Alle de mange forskellige tiltag du kan søsætte for at forbedre effektiviteten i din IT-afdeling, indebærer mere eller nyt arbejde. Det er derfor vigtigt, at du inddrager dine medarbejdere i beslutningerne og de effektiviseringstiltag, du tager. Du skal jo trods alt overbevise dem om, at de skal afsætte tid og kræfter til at lære nyt eller ændre arbejdsgange.
Incitamenter der højner motivationen
Incitamenter er kodeordet for de fleste ændringer i en IT-afdeling - såvel som i de fleste andre afdelinger for den sags skyld. De viser, at du værdsætter dine folk, og, at de tiltag, du foreslår, vil gøre deres daglige aktiviteter bedre.
Her er nogle bud på incitamenter, der kan hjælpe på motivationen:
- Ugentlige eller månedlige påskønnelsesprogrammer, der på en offentlig måde identificerer fremragende resultater.
- Ekstra fridage eller flextid, så medarbejderne kan arbejde på tidspunkter, der passer dem bedst.
- Etablér mulighed for hjemmearbejde, hvor det er muligt.
- Spørg, hvad medarbejderne selv mener kan forbedre effektiviteten - og implementér det.
- Pizza. Skab et godt miljø med sammenkomster med god mad, hvor du viser, at der sættes pris på indsats og velvillighed, og der skabes et godt fællesskab.
Helt grundlæggende er det essentielt at høre dine medarbejdere ad, hvad de mener, de har brug for, for at øge effektiviteten i deres arbejde. Og så naturligvis sørge for at det sker.
Sørg så også for, at du fejrer effektivitetsforbedringerne sammen med dem, når det kan konstateres, at de har hjulpet alle parter.
Effektivitet er mange ting
Som det fremgår, er det at forbedre effektiviteten i en IT-afdeling en broget forestilling. Noget er meget konkret og nede på jorden, mens noget andet er mere luftigt og strategisk.
Men sådan er IT-drift også. Det drives af mennesker i samspil med maskiner, og mange af de udfordringer vi dagligt møder, skal derfor afhjælpes af et mix af tiltag.
Ovenstående er gode råd. Idéer, som du kan bruge som det måtte passe til præcis din virkelighed. Hvis bare nogle af dem kan iværksættes, er der god chance for, at du kan spare ressourcer og øge effektiviteten - til glæde for alle i organisationen.
